Organisatie
Stichting Scratch Muziekdagen Leiden is voor de volle honderd procent een vrijwilligersorganisatie. De leiding van de stichting ligt in handen van het Comité, waarvan voorzitter, secretaris en penningmeester het Dagelijks Bestuur vormen. Het Comité bestaat op zijn beurt weer uit zo'n twintig vrijwilligers, verdeeld over een aantal teams, waarin comitéleden zich met een specifieke taak met betrekking tot het organiseren van de Scratch Muziekdagen Leiden bezighouden. Een uitgebreid overzicht van het comité vind je hieronder. Daarnaast zijn er de vrijwilligers die zich aanmelden voor taken op de scratchdagen zelf: koffie en thee schenken, mensen wegwijs maken, etcetera.
De Stichting financiert de Scratch Muziekdagen Leiden voornamelijk uit deelnemersgelden. Maar de Stichting heeft ook Vrienden. Zij doneren een bepaald bedrag per jaar en krijgen daarvoor o.a. korting op de deelnemerskosten. Daarnaast probeert de Stichting via advertenties in het programmaboekje en zo nu en dan een ‘losse’ sponsor wat extra geld te genereren. Verdere medewerking krijgt de Stichting van restaurants die de deelnemers tijdens de muziekdagen een gunstig geprijsd aanbod doen.
Aanmelden als vrijwilliger
We hebben altijd nieuwe vrijwilligers nodig. Bij de voorbereiding, de op- en afbouw in de Pieterskerk en tijdens de Scratchdagen zijn er altijd mensen nodig. Lijkt je het leuk om ons te helpen? Klik op onderstaande button om je aan te melden via het contactformulier (kies voor de categorie Vrijwilligers)! Aanmelden als vrijwilliger kan natuurlijk ook tijdens de Scratchdagen zelf bij de Vriendenbalie.
Comité
Stichting Scratch Muziekdagen Leiden is een vrijwilligersorganisatie. Zo’n 20 vrijwilligers vormen samen het Comité, dat het evenement voorbereidt. Ze zijn daar het hele jaar door mee bezig. Het Comité is opgedeeld in vier team, die zich hieronder allemaal kort voorstellen. Daarnaast zijn er op de Scratchdagen zelf nog veel meer vrijwilligers die de handen uit de mouwen steken: ze schenken koffie, beantwoorden vragen, enz. Het gaat daarbij maar om één ding: een weergaloos mooi, gezellig en vlot lopend scratchfestijn!
Facilitair
Het team Facilitair heeft een zeer gevarieerd takenpakket dat met een hecht vrijwilligersteam wordt uitgevoerd. Allereerst is het jaarlijks werven en per dag indelen van vrijwilligers een belangrijk aspect. Elk jaar zijn er gelukkig weer velen die graag komen helpen en veel collega’s doen dit al lange tijd.
Op het moment dat jullie de Pieterskerk binnenkomen is er al heel veel werk verzet en zien jullie het eindresultaat van twee dagen opbouwwerk. Een hele grote klus betreft de aankleding van de kerk nadat de tribunebouwers klaar zijn met opbouwen. Dit team plaatst ook de tafels voor instrumenten, kaartverkoop, toko, muziekverkoop en lunch, en regelen de toegangscontrole van de kerk. Ook zorgen ze voor de interne catering t.b.v. onze vrijwilligers. Om al het opbouwmateriaal op te bergen beheert dit team een externe opslagruimte. Lees hier een uitgebreid verslag van de opbouwdagen.
Gedurende alle dagen is er werk te doen en zijn de mensen van facilitair bezig met vragen beantwoorden en problemen oplossen. Tijdens die dagen zijn zij ook de contactpersonen voor zowel de ingehuurde medewerkers (b.v. voor licht en geluid) als de medewerkers van de Pieterskerk. Kortom: de vrijwilligers van facilitair vervelen zich geen moment.
Muziek
Het team Muziek heeft tot taak het comité te adviseren betreffende de te spelen muziek en de uitvoerenden op de Scratch Muziekdagen en het uitvoeren van de daarbij behorende werkzaamheden. Zo regelen wij dat er voor elke Scratchdag een dirigent en een orkest is en dat er solisten beschikbaar zijn. De audities die jaarlijks gehouden worden voor de solisten van de jongerendag vallen hier ook onder. Daarnaast hebben wij de verantwoording over de bladmuziek en de digitalisering daarvan.
Public Relations
Het team PR gaat over alle publiciteit omtrent de Scratch. Zo verzorgen wij de nieuwsbrieven die in jullie mailbox belanden en maken wij flyers om te verspreiden. Het programmaboekje dat iedereen tijdens de Scratchdagen ontvangt, is ook deel van ons takenpakket. Wij stellen dit samen en zorgen dat het gedrukt wordt. Een ander onderdeel waar wij ons mee bezighouden is deze website. Wij zorgen dat hij up to date blijft en alle informatie biedt die jullie nodig hebben! Daarnaast zorgen we er middels advertenties op de website voor dat de restaurants zich kunnen presenteren aan de deelnemers, om daarmee een Scratchdag nog completer te maken.
Inschrijvingen
De vrijwilligers van het cluster inschrijvingen houden zich bezig met het verwerken van alle inschrijvingen van de deelnemers aan de Scratch Muziekdagen Leiden én verwerken alle bestellingen voor toeschouwerskaarten voor de concerten. Bij inschrijvingen/bestelling controleren zij je gegevens en als er onduidelijkheden zijn nemen ze contact met je op. Ook wordt door hen de verzending van het deelnamebewijs en de toeschouwerskaarten verzorgd. Vragen over inschrijvingen en bestellingen, verzoeken tot wijzigingen in je inschrijving of het verzoeken tot bijbestellingen van oefenmateriaal, lunch en/of diner komen ook bij dit cluster terecht en zullen door hen worden afgehandeld.
